Controle das Inscrições dos Avaliadores dos Encontros Extensionistas

1) A partir do momento em que o formulário online é divulgado, é necessário acessar a caixa postal avaliadores.prexencontros@gmail.com todos os turnos para ir adequando as opções de horários em função da quantidade de avaliadores por turno.

2) Ao acessar o Google Drive desse Gmail, acessar o diretório “Compartilhados comigo” ou “Shared with me“. Depois deve-se acessar o diretório: XXVI Enc Extensão. Dentro desse diretório, tem 2 subdiretórios: Arquivos Auxiliares e o Inscrições.
► No diretório Arquivos Auxiliares tem a planilha Excel que faz o a organização automática dos turnos e também o modelo no Word que deve ser preenchido a partir da planilha.
► No diretório Inscrições há os e-mails já prontos para envio aos Avaliadores que se inscreveram.

3) O arquivo Resp Insc Avaliadores – XXVI E.Ext. e I E.Est é o que recebe as inscrições online. Para organizar as inscrições, faz-se o download do mesmo. Abre-se esse arquivo, deleta-se as colunas entre os campos Nome Completo e Turnos. Depois classifica essas duas colunas por ordem alfabética do nome.

4) Do diretório Arquivos Auxiliares, faz-se também o download dos arquivos FormulaHorariosXXVI_EncExtensao_AvaliadoresWORD. Abre-se ambos arquivos.

5) Do arquivo Resp Insc Avaliadores – XXVI E.Ext. e I E.Est constante no micro, seleciona-se as respostas referentes às colunas Nome Completo e Turnos.

6) Copia-se a seleção do item anterior nos campos devidos do arquivo FormulaHorarios. À direita se verá a distribuição dos nomes de acordo com os horários.

7) Para cada coluna de horário, deve-se selecionar os nomes, copiá-los no bloco de notas, apagar os espaços em branco, e depois selecionar+copiar os nomes para “colá-los” no horário devido no arquivo XXVI_EncExtensao_AvaliadoresWORD. Esse procedimento se repete para cada um dos horários.

8) Esse arquivo XXVI_EncExtensao_AvaliadoresWORD, após atualizado com os preenchimentos até então, deve ser enviado para o e-mail online@prex.ufc.br 2 vezes por semana. Esse arquivo será então convertido em .pdf para ser disponibilizado para consulta na postagem oficial dos Avaliadores do ano vigente.

9) JAMAIS se altera a planilha do Google Drive das inscrições [Resp Insc Avaliadores – XXVI E.Ext. e I E.Est]. Deve-se fazer o download da mesma, e então se trabalha os dados.

10) É comum os Avaliadores solicitarem trocas de horários. Então, essas trocas NÃO devem ser feitas na planilha principal das inscrições [Resp Insc Avaliadores – XXVI E.Ext. e I E.Est], e sim na planilha que está sendo trabalhada no arquivo dentro do computador.

11) Cada troca de horário efetuada deve ser avisada, por e-mail, àquele(a) Avaliador(a) que solicitou a troca.

12) A planilha que será constantemente atualizada deverá ser “carregada” no diretório XXVI Enc Extensão para que seja de fácil acesso.

13) As eventuais justificativas de ausência devem ser respondidas, e depois remetidas para a pasta EU2017 > Justificativas Ausências, dentro da caixa postal avaliadores.prexencontros@gmail.com