Tutorial – Processos das Ações Extensionistas

Banner SEI LoginOs formulários da Prex (“Cadastramento de Ação de Extensão”, “Recadastramento de Ação de Extensão”, “Requisição de Bolsa de Ação Extensão” ou “Relatório de Ação de Extensão”) – necessários para a montagem do processo no SEI – deverão ser baixados das respectivas páginas do link Ações de Extensão e preenchidos para então seguirem as etapas:

[ETAPA 1] Verificação de quem iniciará o processo no SEI para se decidir sobre a impressão e assinatura no formulário.

» Se o processo for iniciado pelo(a) próprio(a) Coordenador(a) Extensionista, então não é necessário imprimir e assinar o formulário. Bastará ao(à) próprio(a) Coordenador(a) que converta o arquivo do formulário em .pdf e acesse o SEI, no seu login pessoal, e assim realizar/acompanhar as etapas seguintes.

» Entretanto, se o processo for iniciado por algum(a) outro(a) servidor(a) da mesma unidade de lotação do(a) Coordenador(a) Extensionista (ex.: Secretário(a) de Departamento), então o formulário preenchido deverá ser impresso e assinado pelo(a) Coordenador(a) Extensionista, para depois ser convertido em .pdf, encaminhado ao(à) colega para que este(a) abra o processo no SEI e realize as etapas 2 a 7 seguintes. O(A) Coordenador(a) Extensionista deve acompanhar toda a tramitação do processo.

 
[ETAPA 2] Login no SEI para fazer o upload do arquivo .pdf e iniciar a tramitação online.

Convém ressaltar:
» Aqueles que ainda não fizeram o primeiro login no SEI podem fazê-lo utilizando o mesmo login e senha dos sistemas SI3 – SIGAA e SI3 – SIGPRH. Assim, qualquer servidor(a) da UFC pode acessar o SEI.

 
[ETAPA 3] Verificação – no campo superior indicado à direita na tela – qual a sigla da unidade de onde se originará a ação/demanda extensionista
SEI Tela inicial - verificação da sigla da unidade
 
[ETAPA 4] Nas opções à esquerda na tela, dar início ao processo eletrônico

Iniciar processo > Escolher o tipo de processo (os processos da Prex começam sempre com o termo “EXTENSÃO”) > Preencher os dados do processo > Salvar

 
[ETAPA 5] Fazer o upload do arquivo .pdf

Incluir documento > Selecionar o tipo de documento “Externo”
Na tela seguinte, preencher os dados do documento e, no final da página, anexar o arquivo .pdf > Confirmar dados

 
[ETAPA 6] Após o upload do arquivo .pdf no processo, ainda na tela do documento, realizar a autenticação

Clicar no ícone “Autenticar documento”, no menu superior
Na tela que abrir, preencher os dados solicitados e clicar em “Assinar”.

 
[ETAPA 7] Encaminhar o processo – dentro do SEI – para a instância superior de aprovação (Departamento – se houver – e/ou Unidade Acadêmica/Unidade Administrativa)
Essa instância julgará o mérito da ação, a importância da mesma para a melhoria do curso e para o crescimento acadêmico e social dos alunos envolvidos, a relevância da ação para a população atingida e ainda as horas que a equipe técnica irá se dedicar para executar aquela ação ao longo do ano.

» Tratando-se das unidades acadêmicas, esse processo deverá ser discutido na Reunião de Departamento e também – posteriormente – no Conselho de Centro/Instituto/Departamental, para que então seja elaborado o despacho eletrônico, evitando-se o Ad Referendum. Cada instância de aprovação é responsável por averiguar se todos os documentos e despachos necessários estão devidamente anexados ao processo, e só encaminhar este à instância subsequente com a documentação completa.

» Tratando-se das unidades de caráter administrativo/executivo – pró-reitorias e suas coordenadorias e órgãos complementares – essa ação deverá ser submetida à chefia maior da unidade.

Convém ressaltar:
» As aprovações necessárias nas instâncias superiores serão informadas mediante despacho eletrônico, inclusive anexando-se eletronicamente os respectivos pareceres. O SEI permite que o processo seja encaminhado para pareceristas, e estes podem registrar suas análises de forma eletrônica. Portanto, Chefes de Departamento, Diretores de Centro/Faculdade/Instituto, Pareceristas, Chefias de Unidades Administrativas devem acessar o SEI, verificar/escolher a sigla certa da unidade logada (vide tela mostrada na ETAPA 3 supra), procurar o processo e então assinar eletronicamente um despacho para o devido encaminhamento do processo (exs.: “Cadastramento de Ação de Extensão”, “Recadastramento de Ação de Extensão”, “Requisição de Bolsa de Ação Extensão” ou “Relatório de Ação de Extensão”).» Em caso de mais de uma instância de aprovação, somente após todos os devidos despachos e pareceres eletrônicos é que se deve encaminhar o processo para a Coordenadoria de Extensão/Prex do campus ao qual a ação está vinculada./td>

 
[ETAPA 8] Checagem – por parte da instância maior de aprovação – da inclusão de todos os formulários, despachos e pareceres eletrônicos devidos para encaminhamento do processo à respectiva Coordenadoria Setorial da Prex, observando-se a seguinte codificação:

 

Benfica: CECB – COORD DE EXT DO CAMPUS DO BENFICA
Pici: CECPI – COORD DE EXTENSAO DO CAMPUS DO PICI
Porangabuçu: CECPO – COORD DE EXT DO CAMPUS DO PORANGABUCU
Interior: CAICIN – COORDENADORIA DE ARTICULACAO INTERCAMPI

 

IMPORTANTE:

♦ Eventuais dúvidas quanto ao uso do SEI podem ser esclarecidas através do “Manual de procedimentos de protocolo e arquivo no SEI – UFC” (nesse link).

♦ No caso de cadastramento, o qual redunda na geração do CÓDIGO da ação extensionista, o prazo de tramitação no âmbito da Prex desse processo é cerca de uma a duas semanas, dependendo do volume de trabalho da época.

♦ Os processos que haviam sido abertos fisicamente e que já estejam tramitando via SIPAC permanecerão via SIPAC até sua finalização.

♦ Os processos de solicitação de bolsas, mesmo que as renovações que lhe estão vinculadas tenham sido via SIPAC, deverão ser iniciadas via SEI observando-se esse tutorial.

♦ Oportunamente os documentos da Pró-Reitoria de Extensão estarão disponíveis diretamente no SEI, e então as orientações dessa postagem serão atualizadas.

COORDENADORIAS SETORIAIS DA PREX
Prédio da Pró-Reitoria de Extensão > Av. da Universidade, 2932 Benfica
Coordenadoria de Extensão do
Campus do BENFICA
Fone: (85) 3366-7456
E-mail: benfica@prex.ufc.br
Coordenadoria de Extensão do
Campus do PICI
Fone: (85) 3366-7461
E-mail: pici@prex.ufc.br
Coordenadoria de Extensão do
Campus do PORANGABUÇU
Fone: (85) 3366-7458
E-mail: porangabucu@prex.ufc.br
Coordenadoria de Articulação INTERCAMPI
Fone: (85) 3366-7453
E-mail: intercampi@prex.ufc.br