Cadastramento

No primeiro momento, o(a) Coordenador(a) Extensionista deve submeter às instâncias de aprovação (Departamento – se houver – e/ou Unidade Acadêmica/Unidade Administrativa) o mérito da ação, a importância desta ação para a melhoria do curso e para o crescimento acadêmico e social dos alunos envolvidos, a relevância da ação para a população atingida e ainda as horas que a equipe técnica irá se dedicar para executar aquela ação ao longo do ano. Entendido que aquela ação é de interesse do curso/depto/unidade acadêmica/unidade administrativa, o processo – após aprovado nessa(s) instância(s) – chega à PREx para que a coordenadoria setorial verifique se está tudo de acordo com as normas e, depois disso, finalmente receber a assinatura do(a) Pró-reitor(a), quando receberá uma codificação. Os detalhes estão descritos na parte FORMALIZAÇÃO abaixo.
 
LIMITES DA CARGA HORÁRIA – para docentes e técnico-administrativos atuarem nos programas e projetos de extensão que tenham bolsistas ou irão pleitear bolsas:

Para servidores com carga horária de 40 horas semanais ou DE
♦ Mínimo » 4 horas semanais  /  ♦ Máximo » 16 horas semanais
Para servidores com carga horária de 20 horas semanais
♦ Mínimo » 4 horas semanais  /  ♦ Máximo » 12 horas semanais

* Normativo: Resolução nº 4/CEPE/2014

* A carga horária máxima semanal de 16 (dezesseis) horas inclui atividades como coordenação principal de uma ação, e também como apenas integrante em outras ações extensionistas.

* A quantidade máxima de ações de extensão por Coordenador (a)/Integrante da equipe de  trabalho NÃO deverá exceder o limite de 4 (quatro) ações.

 

FORMALIZAÇÃO

Etapas:

1) Download, preenchimento e impressão (frente e verso, visando a sustentabilidade) do Formulário de Cadastramento de Ações Extensionistas.
ATENÇÃO » É preciso cadastrar CURSOS/EVENTOS com ANTECEDÊNCIA mínima de 60 dias.
2) Após a assinatura do(a) Coordenador(a) Extensionista, este deve providenciar a abertura de um processo no SIPAC para abrigar esse documento, a fim de que ele tenha os trâmites necessários. Essa medida vai diminuir os riscos de extravio do formulário.
Os servidores que não tiverem senha de acesso para o SIPAC – docentes ou técnicos – devem solicitar a um(a) colega que abra esse processo. Em geral, os secretários executivos dos Departamentos/Unidades Acadêmicas/Unidades Administrativas têm acesso ao SIPAC.
Aquele(a) que fizer a abertura do processo – tanto o(a) próprio(a) Coordenador(a) ou algum(a) colega que fez essa gentileza – deve, logo após a abertura, ‘dar saída’ no processo para o setor da próxima tramitação, ou seja, para a primeira instância necessária de aprovação.
Lembrete para quem abrir o processo: após a impressão da etiqueta e a colagem da mesma na capa do processo, deve-se incluir neste o formulário impresso da ação extensionista.
3) Tratando-se das unidades acadêmicas, esse processo deverá tramitar na Reunião de Departamento e também no Conselho de Centro/Departamental. Solicita-se evitar o Ad Referendum.

Tratando-se das unidades de caráter administrativo/executivo (pró-reitorias e suas coordenadorias e órgãos complementares), essa ação deverá ser submetida à chefia maior da unidade.
4) Após as devidas assinaturas, o(a) Coordenador(a) Extensionista providencia o encaminhamento do processo para a  Coordenadoria de Campus/PREX competente (vide quadro abaixo). Essa “saída” do processo deve ser registrada no SIPAC.

COORDENADORIAS SETORIAIS DA PREX
Prédio da Pró-Reitoria de Extensão > Av. da Universidade, 2932 Benfica
Coordenadoria de Extensão do
Campus do BENFICA
Fone: (85) 3366-7456
E-mail: benfica@prex.ufc.br
Coordenadoria de Extensão do
Campus do PICI
 Fone: (85) 3366-7461
E-mail: pici@prex.ufc.br
Coordenadoria de Extensão do
Campus do PORANGABUÇU
Fone: (85) 3366-7458
E-mail: porangabucu@prex.ufc.br
Coordenadoria de Articulação INTERCAMPI
Fone: (85) 3366-7453
E-mail: intercampi@prex.ufc.br


OBSERVAÇÃO: Até esse item, essas etapas são válidas também para renovar as ações extensionistas ano a ano.

5) A tramitação do processo na PREX – cujo objetivo é, ao final, cadastrar a ação extensionista, gerando o CÓDIGO desta – dura cerca de uma a duas semanas, dependendo do volume de trabalho da época. Depois desse prazo, deve-se telefonar para a Coordenadoria de Extensão referente à ação extensionista para perguntar qual foi o código gerado. Este código é essencial para a localização dos documentos na PREx.

OBSERVAÇÕES:
1)
A cada dia 15 de novembro, é recomendável que o(a) Coordenador(a) Extensionista elabore o relatório de atividades da ação extensionista e inicie sua tramitação – vide a postagem: RELATÓRIOS ANUAIS.

2) Para maiores informações, convém a consulta na postagem: DÚVIDAS FREQUENTES SOBRE O PROCESSO DE SELEÇÃO DE BOLSAS DE EXTENSÃO